BAB V TEKNIK PENGUMPULAN DATA

TEKNIK PENGUMPULAN DATA

A. WAWANCARA

 Wawancara  telah  diakui  sebagai  teknik  pengumpulan  data atau¾ informasi yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi.

 Wawancara adalah suatu percakapan langsung dengan tujuan-tujuan tertentu dengan menggunakan format tanya jawab yang terencana.¾

 Wawancara  memungkinkan  analis  sistem  mendengar tujuan-tujuan,¾ perasaan, pendapat dan prosedur-prosedur informal dalam wawancara dengan para pembuat keputusan organisasional.

 Analis   sistem   menggunakan   wawancara   untuk  mengembangkan¾ hubungan  mereka dengan  klien, mengobservasi tempat kerja, serta untuk mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan kelengkapan informasi.   Meskipun e-mail dapat  digunakan  untuk menyiapkan orang yang diwawancarai dengan memberi pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan temuan, namun akan lebih baik bila wawancara dijalankan secara personal bukan elektronis.

Lima langkah persiapan wawancara :

1. Membaca materi latar belakang

Bacalah informasi latar belakang tentang orang yang diwawancarai dan organisasinya sebanyak mungkin. Materi inidapat diperoleh dari orang yang bisa Anda hubungi segera untuk menanyakan tentang Website perusahaan.  Laporan tahunan  terbaru,  laporan  berkala  perusahaan, atau publikasi-publikasi lainnya yang dikirim keluar sebagai penjelasan tentang organisasi kepada publik.

2. Menetapkan tujuan wawancara

Gunakan   informasi   latar   belakang   yang   Anda  kumpulan   serta pengalaman Anda untuk menetapkan tujuan-tujuan wawancara. Setidaknya ada empat sampaienam area utama yang berkaitan dengan sikap pengolahan informasi dan pembuatan keputusan yang ingin Anda tanayakan.  Area  tersebut meliputi  sumber-sumber informasi, format informasi, frekuensi pebuatan keputusan, kualitas informasi, dan gaya pembuat keputusan.

3. Memutuskan siapa yang diwawancarai

Saat memutusakan SIAPA saja yang diwawancarai, sertakanpula orang- orang terpenting dari semua tingkatan yang untuk hal-hal tertentu bisa dipengaruhi sistem.

4. Menyiapkan orang yang diwawancarai

Siapkan orang yang akan diwawancarai dengan menelpon mereka atau menulis pesan e-mail sehingga memungkin kanorang-orang yang akan diwawancarai mempunyai waktu untuk berpikir. Aturlah waktu untuk menelpon  dan  membuat janji pertemuan. Biasanya, wawancara dijalankan selama 45 menit atau paling lama 1 jam.

5. Menentukan jenis dan struktur pertanyaan

Tuliskan pertanyaan-pertanyaan yang mencakup area-area dasar dalam pembuatan keputusan saat Anda menegaskan tujuan-tujuan wawancara. Teknik bertanya yang tepat adalah inti dari wawancara.

Ada dua jenis pertanyaan dalam wawancara :

a) Pertanyaan Terbuka (Open – Ended)

Pertanyaan terbuka menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk merespons. Mereka terbuka dan bebas merespons.

Respons dapat berupa dua kata atau dua paragraf.

Beberapa contoh pertanyaan terbuka :

–    Bagaimana  pendapat  Anda  tentang  kondisi  bisnis  ke bisnis  e- commerce di perusahaan Anda ?

–   Apa tujuan terpenting departemen Anda ?

–    Sekali data diajukan lewat website bagaimana data-data tersebut akhirnya diproses ?

–   Gambarkan proses monitoring yang tersedia secara online ?

–    Apa rasa frustasi terbesar yang Anda alami selama masa peralihan menuju e-commerce ?

b) Pertanyaan Tertutup (Close – Ended)

Pertanyaan tertutup membatasi respons orang yang diwawancarai. Pertanyaan tertutup seperti dalam soal-soal pilihan ganda dalam ujian. Anda diberi suatu pertanyaan dengan lima jawaban, namuntidak punya kesempatan menulis tanggapan Anda sendiri.

Jenis pertanyaan tertutup khusus lainnya ialah pertanyaan dua pilihan. Jenis pertanyaan ini membatasi orang yang ditanya karena hanya memungkinkan untuk memilih salah satu dari dua pilihan, seperti ya atau tidak, benar atau salah, setuju atau tidak setuju.

Beberapa contoh pertanyaan tertutup :

–   Berapa lama dalam seminggu gudang informasi proyek diperbaharui?

–    Rata-rata berapa kali panggilan yang diterima pusat panggilan setiap bulannya ?

–    Dari  sumber-sumber  informasi  berikut  yang  mana yang  paling bermanfaat menurut Anda ?

  Formulir keluhan konsumenƒ

  Keluhan lewat e-mail dari konsumen yang mengunjungi websiteƒ

  Interaksi tatap muka dengan konsumenƒ

  Barang yang dikembalikan konsumenƒ

–   Sebutkan dua prioritas utama Anda untuk meningkatkan infrastruktur teknologi.

–   Siapa yang menerima masukan ini ?

Beberapa contoh pertanyaan dua-pilihan :

–   Adakah Anda menggunakan web untuk menampilkan informasi bagi vendor ?

–   Setuju atau tidak setuju Anda bahwa e-commerce tidak begitu aman?

–   Apakah Anda ingin menerima salinan laporan keuangan Anda setiap bulan ?

Struktur-struktur pertanyaan :

a)Struktur Piramid

Dengan menggunakan bentuk ini, penanya mulai menanyakan pertanyaan-pertanyaan mendetail, biasanya berupa pertanyaan tertutup. Kemudian penanya memperluas topik dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan terbuka dan membuka respons-respons yang lebih umum.

Contoh : 

–   Bagaimana masalah yang Anda alami dengan firewall ?

–    Apakah Anda mempertimbangkan metode-metode lain untuk meningkatkan keamanan data-data perusahaan ?

–    Apakah yang Anda pikirkan bisa membuat keamanan disini lebih efektif ?

–    Umumnya,  bagaimana  perasaan  Anda  tantang keamanan  data terhadap pentingya akses internet .

b)StrukturCorong

Struktur ini memulai wawancara dengan pertanyaan-pertanyaan umum dan terbuka, lalu membatasi respons dengan mengajukan pertanyaan- pertanyaan yang lebih mendetail dan tertutup.

Contoh :

–   Bagaimana reaksi Anda terhadap pencarian berbasis Web yang baru?

–   Departeman mana yang akan mengimplemantasikannya ?

–   Item-item apa yang tersedia untuk pembelian lewat situs ?

–   Adakah item-item tertentu yang ditiadakan di website ?

c)StrukturBerbentuk Wajik

Struktur ini harus dimulai dengan suatu cara khusus ,kemudian menentukan hal-hal yang umum, dan akhirnya mengarah pada kesimpulan yang sangat spesifik.

Contoh :

–    Sebutkan  lima  jenis  informasi  yang  dibawa  layanan penggunaan website secara gratis seperti yang Anda gunakan.

–    Sebutkan kegiatan-kegiatan promosional yang Anda buat fiturnya di website untuk layanan ini.

–   Sebutkan nilai-nilai penggunaan komputer bagi Anda sebagai seorang Webmaster.

–    Sebutkan dua  item yang mengejutkan berkaitan dengan perilaku pengguna akhir situs Anda yang Anda temui lewat layanan ini.

–    Apakah  “cookies”  merupakan  suatu  cara  yang  lebih baik  untuk mengukur penggunaan tampilan situs ?

Kelebihan teknik wawancara :

1. Wawancara memberikan  kesempatan  kepada pewawancara  untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebasa dan terbuka terhadap pertanyaa-pertanyaan yang diajukan.
2. Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang.
3. Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.
4. Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.

Kekurangan teknik wawancara :

1. Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama, sehingga secara relatif mahal dibandingkan dengan teknik yang lainnya.
2. Keberhasilan hasil  wawancara  sangat  tergantung  dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antarmanusia.
3. Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tenpat  yang tertentu,mialnya di lokasi-lokasi yang ribut dan ramai.

4. Wawancara sangat menganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas.

JOINT APPLICATIONDESIGN (JAD)

Pendekatan altrenatif untuk mewawancarai pengguna satu demi satu disebut JAD, yang dikembangkan oleh IBM. Latar belakang digunakannya JAD adalah untuk :

–   menyingkat waktu (sekaligus biaya) yang diperlukan dalam wawancara

–   meningkatkan mutu hasil informasi yang diperoleh

–    menciptakan   identifikasi   lebih   banyak   pengguna  dengan   sistem informasi baru sebagai hasil proses-proses yang partisipatif.

JAD memerlukan beberapa keahlian khusus dari penganalisis serta kemampuan dan komitmen penuh dari pihak organisasi dan pengguna yang menggunakan pendekatan ini. Dalamsituasi-situasi tertentu, JAD dapat menjadi sangat efektif dan dapat dianggap sebagai alternatif untuk beberapa metode tradisional yang digunakan untuk menganalisis sistem. Sesi JAD terdiri dari berbagai partisipan :

–   Penganalisis

Sedikitnya satu penganalisis harus ada, namun biasanya penganalisis berperan pasif, tidak seperti wawancara tradisonal dimana penganalis mengontrol interkasi.

–   Pengguna

Delapan  sampai  dua  belas  pengguna  dapat  dipilih  dari berbagai tingkatan agar berpartisipasi dalam sesi JAD. Cobalah memilih pengguna di atas level bagaian administrasi yang dapat menyatakan informasi apa yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan merekaserta apa yang mereka harapkan dari sistemyang baru.

–   Pihak eksekutif

Pemimpin sesi tidak harus seorang ahli dalam menganalisis dan mendesain sistem, melainkan seseorang yang memiliki kemampuan berkomunikasi yang mengagumkan untuk memfasilitasi interaksi secara tepat. Pertimbangkan seorang anggota departemen pelatihan yang bertindak sebagai pemimpin sesi.

–   Pengamat

Sesi JAD harus pula mencakup satu atau dua pengamat yangdapat berupa penganalisis atau ahli-ahli teknik dari area fungsional lainnya agar dapat memberi penjelasan teknis dan saran-saran kepada kelompok selama sesi berlangsung

–   Notulen

Seorang notulen atau penulis dari departemen SI dapatmenyertai sesi- sesi JAD dan bertugas menulis segalasesuatu yang dilakukan. Pastikan bahwa penulis tersebutmenerbitkan rekaman hasil-hasil JAD segera

sesudah  kelompok  mengadakan  pertemuan. Pertimbangkan  memilih

penulis kedua dari departemenpengguna.

Kondisi-kondisi yang mendukung penggunaan JAD

Berikut   ini   sejumlah   kondisi   yang   membantu   Anda  memutuskan menggunakan JAD. Pertimbangkan untuk menggunakan JAD bila :

Kelompok pengguna  gelisah  dan  menginginkan  sesuatu yang  baru, bukan solusi standar untuk suatu masalahkhusus.

1. Budaya organisasi mendukung perilaku penyelesaian masalah bersama antar pegawai dari level yang berbeda-beda.
2. Penganalisis memprediksi bahwa jumlah ide-ide yang dapat dihasilkan melalui wawancara empat-mata tidak sebanyak ide yang dihasilkan dari perluasan pengamatan kelompok.
3. Workflow organisasi memungkinkan ketiadaan personil kunci selama waktu dua sampai empat hari.

Kelebihan   penggunaan   JAD   untuk   menjalankan  wawancara tradisional :

1. Menghemat waktu wawancara tradisional empat-mata.
2. Memungkinkan perkembangan yang cepat. Pada wawancara pengguna tidak dapat dijalankan secara bertahap selama beberapa minggu atau bulan, perkembangan bisa berlanjut jauh lebih cepat.
3. Kemungkinan pengembangan kepemilikan sistem informasi. Sebagai penganalisis, kita selalu berusaha melibatkanpengguna dan mendorong pengguna mengambil lebih dulukepemilikan sistem yang kita rancang.
4. Pengembangandesain yang kreatif.

Kekurangan JAD :

1. JAD membutuhkan komitmen waktu sepenuhnya dari 18 sampai 20 partisipan.
2. Jika persiapan setiap sesi JAD tidak cukup memadai, ataubila laporan tindak lanjut serta dokumentasi untuk spesifikasi-spesifikasi tertentu tidak lengkap. Sehingga hal-hal yang berhubungan dengandesain menjadi kurang begitu memuaskan.
3. Keahlian-keahlian organisasi  dan  budaya  organisasi  yang diperlukan tidak cukup dapat dikembangkan sehingga memungkinkan upaya-upaya bersama yang lebih produktif dalam menyusun JAD.

1. OBSERVASI

 Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatanyang sedang dilakukan.¾

 Melalui observasi penganalisis dapat memperoleh pandangan-pandangan¾ mengenai apa yang sebenarnya dilakukan, melihat langsung keterkaitan  diantara  para pembuat  keputusan  di  dalam  organisasi, memahami  pengaruh latar belakang fisik terhadap para pembuat keputusan, menafsirkan  pesan-pesan yang dikirim oleh pembuat keputusan lewat tata letak kantor, serta memahami pengaruh para pembuat keputusan terhadap pembuat keputusan lainnya. Untuk mengamati perilaku para pembuat keputusan, penganalisis sistem juga harus mengamati lingkungan di sekitar mereka. Beberapa unsur konkret di lingkungan pembuat keputusan bisa diamati dan diterjemahkan. Unsur-unsur ini meliputi :

1. Lokasi kantor
2. Penempatanmeja pembuatkeputusan
3. Alat tulis kantor
4. Propertiseperti komputer dan kalkulator
5. Jurnal dagang dan koran
6. Pencahayaandan warna
7. Cara berpakaian oleh pembuatkeputusan

Kelebihan teknik observasi :

1. Data yang  dikumpulkan  melalui  observasi  cenderung mempunyai keandalan yang tinggi.
2. Penganalisis melalui observasi dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan. Pekerjaan-pekerjaan yang rumit kadang-kadang sulit untuk dijelaskan  dengan  kata-kata.  Melalui observasi, penganalisis  dapat mengidentifikasikan kegiatan-kegiatan yang  tidak  tepat  yang  telah digambarkan oleh teknik pengumpulan data yang lain.
3. Dengan observasi, penganalisis dapat menggambarkan lingkungan fisik dari kegiatan-kegiatan, misalnya tata letak fisik perlatan, penerangan, gangguan suara, dsb.

Kekurangan teknik observasi :

1. Umumnya orang yang diamati merasa terganggu atau tidak nyaman, sehingga akan melakukan pekerjaanya dengan tidak semestinya.
2. Pekerjaan yang sedang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitas pekerjaan tertentu atau kegiatan-kegiatankhusus yang tidak selalu dilakukan.
3. Observasi dapat mengganggu pekerjaan yang sedang dilakukan.
4. Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaannya dengan lebih baik dari biasanya dan sering menutupi kejelekannya.

1. DAFTAR PERTANYAAN (KUESIONER)

 Suatu daftar yang  berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan¾ khusus yang memungkinkan penganalisis untuk mengumpulkan data mengenai sikap, keyakinan, perilaku dan karakteristik dari orang-orang utama di dalam organisasi serta pendapat dari responden yang dipilih.

 Kuesioner  sangat  bermanfaat  jika  orang-orang  di  dalam organisasi¾ terpisah saling  berjauhan,  yakni  orang-orang yang  terlibat  proyek sistem, sehingga  tinjauan secara  keseluruhan  diperlukan  sebelum merekomendasikan alternatif lainnya.

Kelebihan teknik kuesioner :

1. Kuesioner baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar.
2. Responden tidak merasa terganggu, karena dapat mengisi kuesioner dengan memilih waktunya sendiri yang paling luang.
3. Kuesioner secara relatip lebih efisien untuk sumber data yang banyak.
4. Karena kuesioner biasanya tidak mencantumkan identitas responden, maka hasilnya dapat lebih objektif.

Kekurangan teknik kuesioner :

1. Kuesioner tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan dengan sepenuh hati.
2. Kuesioner cenderung tidak  fleksibel, artinya  pertanyaan yang  harus dijawab terbatas yang dicantumkan di kuesioner saja, tidak dapat dikembangkan lagi sesuai dengan situasinya.
3. Pengumpulan sampel  tidak  dapat  dilakukan  secara bersama-sama dengan daftar pertanyaan, lain halnya dengan obeservasi yang dapat sekaligus mengumpulkan sampel.
4. Kuesioner yang lengkap sulit untuk dibuat.

Tipe Kuesioner

Ada dua jenis format kuesioner, yaitu Format Bebas (Free Format) dan Format  Pasti (Fixed Format). Dalam suatu kuesioner dapat hanya berbentuk format bebas saja atau format pasti saja atau gabungan dari keduanya.

• Kuesioner Format Bebas

Kuesioner format bebas berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden di tempat yang sudah disediakan.

Contoh:

Sebutkan metode-metode yang Anda rasa tepat untuk memperbaiki masukan-masukan yang mengandung kesalahan.

• Kuesioner Format Pasti

Kuesioner tipe ini mempunyai beberapa bentuk pertanyaan.

a) Check-offQuestions

Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini dibuat sehingga responden dapat memeriksa (check-off) jawaban-jawaban yang sesuai. Mana yang menjadi pemasok dari perangkat keras Anda ?

          Compaq

          Univac

          IBM

          Macintosh

b) Yes/NOQuestions

Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk menjawab “Ya” atau “Tidak”.

c)Opinion/choiceQuestions

Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk memberikan pendapatnya.

Bagaimana pendapat Anda tentang komputerisasi yang akan dilakukan ini ?

1 = Sangat setuju                                      4 = Tidaksetuju

2 = Setuju                                                 5 = Sangattidak setuju

3 = Kurang Setuju

PENGAMBILAN SAMPLE

 Pengambilan  sampel  (¾sampling)  adalah  pemilihan sejumlah  item tertentu                dari  seluruh  item  yang ada  dengan  tujuan  mempelajari sebagian item tersebutuntuk mewakili seluruh itemnya.

 Sebagian item yang dipilih disebut sampel-sampel(¾samples). Sedang seluruh item yang ada disebut populasi(population).

Cara pengambilan sampel :

1. Pengambilan sampel secara keputusan (judgemental sampling) Adalah penentuan  sampel dan pemilihan masing-masing item sampelnya diambil dengan dasar keputusan yang masuk akal menurut si pengambil sampel. Di judgemental sampling, pengetahuan atau opini danpengalaman si pengambil sampel digunakan untukmenentukan item-item sampel yang akan dipilih dari populasi.
2. Pengambilan sampel secara statistik (statistical sampling) Pengambilan sampel didasarkan secara random, sehingga semua item- item  di  populasi  mempunyai kesempatan yang  sama  untuk  terpilih sebagai sampel. Karena di pengambilan sampel secara statistik, item-item sampel dipilih secara random, maka disebut juga pengambilan sampel secara random (random sampling) dan karena semua item-item di populasi mempunyai kesempatan (probabilitas) yang sama untuk terpilih menjadi item sampel,maka disebut juga dengan pengambilan sampel secara probabilitas (probability sampling).