BAB III KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM INFORMASI

3.1.          Kebijakan sistem

1.      Definisi Kebijakan system

Kebijakan sistem (systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem. Kebijakan sistem itu sendiri antara lain dilakukan oleh management puncak, mengembangkan suatu sistem informasi, menyediakan manajemen dengan informasi yang cukup, meningkatkan produktifitas karyawan.

Faktor yang memperngaruhi kebijakan sistem antara lain Waktu, Sumber Daya Manusia

1.      Kebutuhan data dan informasi bagi pihak manajemen dari top level, middle dan lower

2.     Level bawah

Sistem informasi di level operasi mendukung manajer operasi untuk melakukan kegitannya. Tujuan utamanya adalah untuk menjawab pertanyaan rutin untuk keperluan mengontrol arus dari transaksi yang terjadi di organisasi. Sistem informasi ini terdiri dari:

1.      a) Transaction Processing Systems (TPS)

Sistem ini menangkap transaksi bisnis yang terjadi, mencatat di dokumen-dokumen dasar, memasukkannya ke dalam sistem informasi, dan merekamnya ke basis data dan mengolahnya menjadi informasi-informasi pencatatan nilai.

1.      b) Process Control Systems (PCS).

Merupakan system fisik untuk mengendaliakna alat-alat produksi yang terdiri dari:

·         CAD (Computer Aided Design) merupakan sistem komputer yang digunakan untuk membantu proses perancangan, misalnya perancangan produk.

·         CAM (Computer Assisted Manufacturing) merupakan sistem komputer yang membantu proses produksi supaya lebih efisien dan efektif.

·         ROBOT digunakan untuk menggantikan manusia dan pekerjaan yang membutuhkan ketelitian tinggi dan pekerjaan bahaya.

·         CIM (Computer Integrated Manufacturing) merupakan sitem gabungan terintegrasi antara sistem produksi fisik (CAM, robot) dengan sistem informasi produksinya.

2.     Level menengah

Sistem informasi di level menengah digunakan untuk pengendalian dan pengambilan keputusan manajemen yang sifatnya setengah terstruktur. Sistem informasi ini diantaranya

1.      Sistem Pakar (SP) atau Expert Sistem (ES)

Sistem Pakar (SP) adalah sistem informasi yang berisi dengan pengetahuan dari pakar sehinggadapat digunakan untuk konsultasi. Berguna sebagai sistem pakar yang selalu tersedia di organisasi, dapat menympan dan mengingat pengetahuan yang sangat tidak terbtas dan tidak kenal lelah.

1.      Jaringan Neural Buatan (JNB) atau Artificial Neural Network (ANN)

Jaringan Neural Buatan (JNB) merupakan jaringan neural buatan yang mencoba meniru jaringan neural manusia yang perancangannyadari jaringan neural atifisial diilhami dengan struktur dari otak manusia. Digunakan untuk memprediksi harga saham, kebangkrutan perusahaan, memprediksi kapan sahan harus dijual atau dibeli, dan memprediksi rangking dari obligasi.

1.      Sistem Penunjang Keputusan (SPK) atau Decision Support Sistem (DDS) atau GSS

Sistem Penunjang Keputusan (SPK) adalah suatu sistem informasi untuk membantu manajer level menengah untuk proses pengambilan keputusan setengah terstruktur supaya lebih efektif dengan menggunakan model-model analisis dan data yang tersedia.

1.      Sistem Informasi Geografik (SIG) atau Geographic Information Sistem (GIS)

Sistem Informasi Geografik (SIG) merupakn sistem yang menggunakan bentuk peta secara geografis.

3.     Level atas

Sistem informasi di level atas digunakan untuk perencanaan strategik dan pemecahan masalah. Sistem informasi ini adalah sistem Informasi Eksekutif (SIE) atau Executive Informasion Sistem (EIS) atau ESS  adalah sistem yang digunakan oleh manajer untuk membantu memecahkan masalah tidak terstruktur. Misalnya permasalhan tentang arah bisnis yang akan dilakukan di masa depan, posisi kompetitor dan bagaimana mengatasinya, perlu tidak ekspansi bisnis dll.

3.2.         Perencanaan system

1.      Definisi perencanaan system

Perencanaan system merupakan salah satu tahapan atau fase pengembangan sistem yang pertama,dalam tahap ini menentukan suatu rangkaian atau kerangka kerja yang menyeluruh.Bagian ini melibatkan para manajer atau para senior yang profesional guna menemukan strategi untuk mendukung rencana yang telh ditetapkan oleh suatu organisasi.

Perencanaan Sistem terdiri dari :

·         Perencanaan jangka pendek ,yaitu jangka waktu dari 1 tahun sampai dengan 2 tahun

·         Perencanaan jangka panjang,yaitu jangka waktu sampai maksimal 5 tahun.

1.      Langkah – langkah dalam perencanaa system

2.     Merencanakan proyek-proyek system

Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :

·         Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

·         Mengidentifikasi proyek-proyek system

·         Menetapkan sasaran proyek-proyek system

·         Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku)

·         Menetukan prioritas proyek-proyek system

·         Membuat laporan perencanaan system

·         Meminta persetujuan manajemen

2.     Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan. Persiapan ini meliputi :

·         Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan

·         yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan)

·         Mengumumkan proyek pengembangan system

3.     Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan

4.     Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan.

Tahapan yang dilakukan yaitu :

·         Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek system

·         Melakukan studi kelayakan

·         Menilai kelayakan proyek system

·         Membuat usulan proyek system

·         Meminta persetujuan manajemen

1.      Study kelayakan dan faktor – faktornya

Studi kelayakan Sistem Informasi adalah penelitian yang menyangkut berbagai aspek baik itu dari aspek hukum, sosial ekonomi dan budaya, aspek pasar dan pemasaran, aspek teknis dan teknologi sampai dengan aspek manajemen dan keuangannya, dimana itu semua digunakan untuk dasar penelitian studi kelayakan dan hasilnya digunakan untuk mengambil keputusan apakah suatu proyek system informasi atau bisnis dapat dikerjakan atau ditunda dan bahkan tidak dijalankan. Studi kelayakan bertujuan untuk secara objektif dan rasional mengungkap kekuatan dan kelemahan bisnis yang ada atau usaha yang diusulkan, peluang dan ancaman seperti yang disajikan oleh lingkungan, yang sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan, dan akhirnya prospek keberhasilan. Dalam Istilah yang paling sederhana, dua kriteria untuk menilai kelayakan adalah biaya yang diperlukan dan nilai yang harus dicapai. Dengan demikian, sebuah studi kelayakan yang dirancang dengan baik harus memberikan latar belakang sejarah dari bisnis atau proyek, deskripsi produk atau jasa , akuntansi pernyataan, rincian operasi dan manajemen , riset pemasaran dan kebijakan, data keuangan, persyaratan hukum dan kewajiban pajak.

Faktor kelayakan harus meliputi kriteria berikut ini:

·         Kelayakan Teknik /Technical Feasibility

·         Kelayakan Ekonomi/Economic Feasibility

·         Kelayakan Hukum/Legal feasibility

·         Kelayakan Operasional/Operational Feasibility

·         Kelayakan Jadwal/Schedule Feasibility