BAB VI DESAIN SISTEM

DESAIN SISTEM
A. PENDAHULUAN
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk system tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem. Desain system dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu desain sistem secara umum dan desain sistem terinci.
B. ARTI DESAIN SISTEM
Desain sistem dapat didefinisikan sebagai berikut ini.
Menurut Robert J.Verzello/John Reuter III:
The stage of the devetoFrnent cycLe rhich fol Lor analysis: definition of functional requirement and preparation of impIementation specifications; describing hol a system is to constructed.
Terjemahan nya :
Tahap setelah analisis dari sikLus pengembangan sistem: pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
Menurut John Burch & Gary Grudnitski:
Systems design can be defined as the drating, planning,or arranging of many separate elements into a viable,whoIe.
Terjemahan nya:
Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran,dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa terpisah ke daIam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
Menurut George M. Scott:
Adalah Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan; tahap ini menyangkut mengkonfiguras dari komponen- komponen perangkat L unak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah di tetaplan pada akhir tahap analisis sistem).
Dengan demikian Desain Sistem dapat diartikan sebagai berikut :
1. Tahap setelah analis dari siklus pengembangan system
2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional
3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi
4. Menggambarkan bagaimana system terbentuk yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi
5. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu system.
C. TUJUAN DESAIN SISTEM
Tahap desain sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama. yaitu
sebagai berikut ini.
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemograman computer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat
Tujuan kedua ini lebih condong pada desain sistem yang terinci, yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk nantinya digunakan sebagai pembuatan program komputernya. Untuk mencapai tujuan ini. analis sistem hurus dapat mencapai sasaran-Sasaran sebagai berikut :
1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. Ini berarti bahwa data harus mudah ditangkap, metode-metode baru mudah diterapkan dan informasi harus mudah dihasilkan serta mudah dipahami dan digunakan.
2. Desain system harus dapat mendukung tujuan perusahaan sesuai dengan yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan system yang dilanjutkan pada analisi system
3. Desain system harus efisien agar dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tdak dilakukan oleh computer
4. Desain system harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari system informasi yang meliputi data dan informasi simpanan data, metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras perangkat lunak dan pengendalian intern
D. PERSONIL YANG TERLIBAT
Pekerjaan desain sistem dilakukan oleh analis sistem dan personil-personil teknik lainnya, seperti misalnya spesialis pengendalian , personil penjamin kualitas , Spesialis komunikasi dan lain sebagainya.
Bagaimana dengan pemakai-pemakai system (user)! Apakah pemakai sistem juga harus terlibat dalam tahap ini? Banyak orang yang setuju bahwa keterlibatan pemakai system sangat penting selama tahap analisis sistem.
Akan tetapi bagaimana di tahap desain sistem ini? Banyak analis sistem yang mendisain sistem ini tanpa partisipasi yang berarti dari pemakai sistem. Hasil dari ketidak-terlibatan pemakai sistem ini akan mengakibatkan kurang puasnya pemakai sistem terhadap cara sistem berkerja (bahkan sistem tidak dapat memenuhi kebutuhan pemakai).
Oleh karena alasan ini, maka pemakai sistem seharusnya juga terlibat dalam tahap desain sistem. Pemakai sistem paling tidak dapat mengkaji ulang komponen-komponen sistem informasi yang didesain. Misalnya pemakai sistem seharusnya mengkaji ulang tata letak (layout) dari semua laporan-laporan dan bentuk-bentuk tampilan di layar terminal. Pemakai sistem juga seharusnya menilai arus percakapan dari dialog di layar terminal.
Pemakai sistem juga seharusnya menilai cara penangkapan data, pengolahan dari data tersebut dan disrtibusi informasinya.
E. TEKANAN-TEKANAN DESAIN
Tekanan-tekanan desain adalah tekanan-tekanan yang harus dipertimbangkan dalam mendesain suatu sistem informasi supaya dapat mengenai sasarannya. Supaya sukses, analis sistem harus mempertimbangkan tekanan-tekanan desain (design forces) yang ada dan bagaimana tekanan-tekanan ini mempengaruhi proyek sistem informasi. Ambillah contoh desain suatu mobil sebasai analoginya. Semua mobil terdiri dari blok blok bangunan yang sama yaitu sebuah bodi mobil, interiornya, instrumen-instrumtnnya. kendali kemudii (kemudi, pedal rem,pedal gas dan lain sebagainya). Roda-roda, gandar-gandar dan suatu mesin yang terbentuk dari suatu unit tenaga, sumber energi, transmisi-transmisi dan gear-gear. Akan tetapi karena adanya sejumlah tekanan-tekanan desain, bentuk dan isi dari blok-blok bangunan mobil ini telah berubah dari waktu ke waktu. misalnva, pengendalian polusi, keamanan yang ditingkatkan dan pemakaian bahan bakar yang harus lebih hemat memaksa mobil untuk didesain kembali keseluruhannya. Beberapa industri mobil beberapa tahun yang lalu kurang mempcrhatikan pada pemenuhan selera pasar dan banyak yang merancang mobil yang tidak dapat diterima oleh konsumen. Setelah pabrik-pabrik mobil ini berhenti merancang mobil tersebut dan mulai merancang kembali dengan memperhatikan desain forces mereka mendapatkan kembali jalur pemasarannya. Kesadaran akan desain forces ini mengikuti dengan pasti telah mengembalikan pabrik-pabrik mobil ini kepada operasi yang menguntungkan. Perancang sistem informasi juga harus memperhatikan sejumlah desain forces yang mempengaruhi kerjanya, yaitu:
– integrasi (intagration),
– jalur pemakai/sistem (user/system intarface),
– tekanan-tekanan persaingan
– kualitas dan kegunaan informasi
– kebutuhan-kebutuhan sistem
– kebutuhan-kcbutuhan pengolahan data
– faktor-faktor organisasi
– kebutuhan-kebutuhan biaya efektifitas
– laktor-faktor
– kebutuhan-kebutuhan kelayakan
– Integrasi
Sistem informasi harus didesain terpadu diantara unit-unit di dalam organisasi. Suatu sistem informasi yang ada di antara unit-unit organisasi atau departemen-departemen harus dapat bcrhubungan dan berkomunikasi dengan baik. Teknologi komunikasi data dapat diterapkan untuk maksud integrasi ini. Integrasi akan meningkatkan kebutuhan dari koordinasi dan sinkronisasi dari operasi di dalam organisasi. lntegrasi ini perlu, karena organisassi harus dipandang sebagai satu kesatuan unit sistem. Sasaran dari sistem informasi adalah untuk menyediakan informasi multilevel, cross fungtional, tepat waktu, akurat,relevan kepada semua komponen organisasi. oleh karena itu, sistem informasi yang terpadu perlu dirancang di dalam organisasi. Contoh dari integrasi adalah sebagai berikut ini. Departemen Pemasaran di suatu perusahaan telah berhasil mendeteksi selera-selera dan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan oleh konsumen dan perubahan-perubahan dalam persaingan. Informasi ini kemudian dapat dikomunikasikan ke departemen teknik yang akan menggunakan teknologi CAD (Computer Aided Design) untuk menganalisis dan membuat simulasi untuk mendesain kebutuhan-kebutuhan pasar ini. lnformasi ini kemudian dikomunikasikan lagi ke departemen produksi untuk dicoba disusunkan jadual produksinya, merencanakan sumber-sumber daya produksi yang akan digunakan dan menganalisis kebutuhan-kebutuhan personil untuk menanganinva. Informasi ini kemudian dikoordinasikan dengan anggaran modal untuk analisis finansialnva. Contoh ini menunjukkan adanya hubungan informasi antara departemcn pemasaran, departemen teknik, departemen produksi dan departemen keuangan. Dengan integrasi yang baik. Maka arus informasi antar departemen ini akan cepat dan efektif. Database dan teknologi merupakan blok bangunan sistem informasi kunci untuk mencapai integrasi ini. Secara ideal, desain dari database harus menyimpan semua data yang ada dalam suatu simpunan yrng tunggal untuk keperluan semua orang atau departemen yang mempunyai hak untuk mengaksesnya. Dengan kemampuan teknologi komunikasi yang sekarang ada, maka jumlah data yang besar yang berasal dari lokasi lokal atau lokasi jarak jauh dapat ditangkap, dimanipulasi dan ditransmisikan dengan cepat. Semua data ini kemudian dapat disimpan di database dalam direct access storage (misalnya hard disk) yang dapat diakses lewat terminal-terminal baik di lokasi lokal atau lokasi jarak jauh tersebut. Elemen-elemen data ini secara logika telah terintegrasi dalam suatu database yang umum.
Jalur pamakai/sistem12
Sistem informasi berbasis komputer semakin melibatkan interaksi langsung antara manusia sebagai pemakai sistem dengan mesin. Elemen yang kritis dari desain sistem ini adalah jalur pemakai (User Interface). Jalur ini terdiri dari layar terminal, keyboard, alat-alat lainnya, bahasa komputer dan cara-cara lain supaya user dapat bertukar input dan output dengan mesin.
Desain dari user interface ini telah mendapat perhatian yang cukup penting pada tahun-tahuan terakhir ini. Beberapa prinsip dari desain user interface yang baik telah dikembangkan dan banyak diantaranya menekankan pada sistem yang berbentuk user friendly serta kemudahan untuk digunakan. Penelitian pada bidang ini sering disebut sebagai human Factors engineering atau Ergonomics.
Ergonomics berasal dari bahasa Yunani. Ergo berarti “kerja” dan nomics berarti “studi tentang”.
Ergonomics adalah studi tentang bagaimana orang menggunakan alat-alat untuk melaksanakan pekerjaannya dan bagaimana secara fisik mereka berhubungan dengan lingkungannya.”’
Terdapat beberapa pilihan untuk mendesain user interface dan pemilihan ini tergantung pada faktor-faktor semacam pengalaman serta tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh user. Terdapat beberapa pedoman untuk hal ini, yaitu System harus fleksibel, konsisten dan harus mudah dikontrol oleh user.
Berikut ini merupakan elemen-elemen yang harus dipertimbangkan dalam desain untuk memenuhi user interface.
l. Query.
Secara query, pemakai sistem dapat mengakses data yang diperlukan untuk mendapatkan informasi walaupun tidak tersedia program aplikasinya.
2. Desain layar.
Suatu desain layar yang baik harus jelas. tidak melompat-lompat dan tidak berisi dengan informasi yang tidak relevan.
3. Umpan balik.
Dalam sistem online, aspek yang penting dalam umpan balik (feed back) adalah waktu respon (response time), yaitu waktu antara saat user memasuki data dengan respon yang diberikan oleh sistem. Masalah umum yang sering terjadi adalah response Time yang lama. Sehingga User mejadi jemu dan kehilangan konsentrasinya. jika waktu respon melebihi 10 detik, suatu berita seharusnya sedang bekerja sebagai misalnya suatu sistem sedang melakukan perhitungan yang cukup lama, katakanlah -50 detik, maka sebaiknya ditampilkan berita “Tunggu sebentar, sedang memproses sekitar 50 detik , sehingga user mengetahui bahwa sistem sedang berkerja dan tidak mengira bahwa sistem macet (hang)
4. Bantuan.
Pada waktu user sedang mengoperasikan sistem, seringkali mengalami kesulitan atau tidak mengetahui apa yang harus dikerjakan berikutnya. Desain sistem yang baik harus menyediakan cara bagaimana user dapal meminta bantuan kepada sistem untuk menjelaskan apa yang ingin diketahui oleh user.
Contex Sensitif help merupakan bantuan yang sering banyak digunakan sekarang, yaitu sistem akan menampilkan bantuan bila diinginkan oleh user pada posisi-posisi tertentu di layar.
5. Pengendalian kesalahan.
Pengendalian kesalahan (Control Error) juga merupakan aspek yang penting dalam user interface Dcsain sistem harus mempertimbangkan pengendalian kesalahan ini yang dapat berupa sebagai berikut ini.
a. Pencegahan kesalahan.
Sedapat mungkin, sistem harus menyediakan instruksi yang jelas kepada User tentang apa yang harus dilakukan sehingga user tidak melakukan kesalahan yang seharusnva tidak perlu terjadi. Misalnya sistem dapat menampilkan intruksi “ ‘Nilai yang sah adalah diantara 1-25” pada waktu memasukan unit barang yang dijual.
b. Pendeteksian kesalahan.
lika suatu kesalahan terjadi, sistem harus dapat mengindentifikasikan kesala-
hannya dengan jelas dan dapat menampilkan berita kesalahan ini, seperti misalnya “Fatal eror”, Sistem Dihentikan” atau berita “kode salah !!!”.
c. Pembetulan kesalahan.
Jika suatu data yang dimasukkan salah sebelum data ini diolah, maka system harus dapat memberi kesempatan kepada user untuk dapat menginteraksinya. Demikian juga bila data yang salah terlanjur direkamkan ke database, maka sistem juga harus dapat menyediakan cara untuk membetulkannya.
6. Desain workstation.
Banyak penelitian ergonomics yang berhubungan dengan menggunakan system komputer yang dihubungkan dengan aspek fisik semacam desain dari mebel, tata letak kantor, suara dan penerangan. Untuk desain workstation, beberapa hal perlu dipertimbangkan, yaitu mengenai ukuran, warna dan posisi tampilan di layar terminal, ukuran-ukuran dari mebel dan tata letak keyboard. Desain workstation ini akan msmpengaruhi kenyamanan dan kelelahan dari kerja user
Tantangan-tantangan persaingan
Sekarang ini organisasi telah masuk kedalam era persaingan yang tajam. organisasi yang ingin bertahan dan sekaligus berkembang di masa mendatang harus memikirkan persaingan ini. Informasi merupakan salah satu senjata yang dapat membantu organisasi untuk bersaing. Desain dari sistem informasi harus mempertimbangkan lingkungan-lingkungan persaingan (Competitive Environment) yang ada. Lingkungan-lingkungan persaingan ini dapat berupa manajemen, aneka ragam produk dan jasa, dan produktivitas. Sistem informasi harus dapat menyediakan informasi bagi manajemen untuk melakukan kegiatannya peranan system informasi juga harus dapat membantu dalam hal produktivitas organisasi baik prociuktivitas bagi manajemen dan produktivitas bagi para pekerja lainnya.
Dengan sistem informasi, produktivitas manajemen dapat ditingkatkan, misalnya dengan menyediakan cara penjadualan yang lebih baik, pengurangan kerja-kerja teknis dan ketidak efisienan lainnya.
Kualitas dan kegunaan informasi
System informasi harus dapat menghasilkan informasi yang berkualitas yaitu tepat pada waktunya, tepat nilainya, dan relevan. Untuk dapata menghasilkan hal ini maka informasi tersebut haruslah bergunan bagi yang memakainya.
Kebutuhan-kebutuhan Sistem
1. Keandalan.
2. Ketersediaan.
3. Keluwesan.
4. Skedul instalasi.
5. Umur diharapkan dan potensi pertumbuhan.
6. Kemudahan dipclihara.
Kebutuhan-kebutuhan Pengolahan data
Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data (data processsittg requirements) berhubungan dengan pekerjaan sistem secara terinci dan dapat terdiri sebagai berikut ini.
1. Volume.
Volume menunjukkan volume data yang terlibat dalam pengolahan data. Volume menunjukkan jumlah dari data yang harus diproses dalam satu dari periode waktu tertentu. Untuk menghitung jumlah dari volume dapat dilakukan lewat banyaknya transaksi yang terjadi. Pengukuran lain dari volume dapat dilihat dari banyaknya suatu fungsi pengolahan harus dilakukan.
2. Hambatan waktu pengolahan.
Hambatan waktu pengolahan menunjukkan jumlah dari waktu yang diijinkan atau yang dapat diterima saat data siap diproses sampai informasi dihasilkan.
3. Pormintaan perhitungan.
Permintaan perhitungan merupakan model-model matematik yang harus diterapkan (misalnya pemrograman linier) sehingga informasi dapat dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan oleh user
Faktor-laktor Organisasi
Terdapat lima buah faktor organisasi yang harus dipertimbangkan dalam desain sistom, yaitu sifat dari organisasi, tipe organisasi, ukurannya, strukturnya dan gaya manajemennya .
1. Sifat organisasi.
Kebutuhan informasi untuk suatu organisasi dengan organisasi yang lainnya berbeda. Misalnya perusahaan real estate, perusahaan asuransi, atau perusahaan transportasi berbeda dengan perusahaan manufaktur dalam bentuk informasi yang dibutuhkan. Demikian juga dengan perusahaan perdagangan besar dengan perdagangan eceran juga berbeda kebutuhan informasinya. Oleh karena itu, untuk mengidentifikasikan dan memahami kebutuhan informasi
bagi suatu organisasi yang tertentu, pertama kali perlu diperhatikan aau dipahami sifat organisasi tersebut.
2. Tipe organisasi.
Tipe organisasi dapat dikategorikan sebagai berikut ini.
– Organisasi fungsional, yaitu setiap manajer bertanggungiawab untuk area fungsi tertentu seperti produktifitas, pemasaran, personalia atau keuangan.
– Organisasi divisonal, yaitu tiap-tiap manajer divisi bertanggungjawab terhadap suatu fungsi dan suatu objek atau program kerja,
3. ukuran organisasi
Ukuran dari organisasi juga merupakan faktor vang mempengaruhi kebutuhan informasi. Semakin besar organisasi, semakin banyak informasi yang dibutuh-
kan.
4.Struktur organisasi.
Struktur internal organisasi juga tanggungjawab terhadap manajemen persediaan dapat berada pada tanggungjawab departemen produksi di suatu organisasi atau dapat berada pada tanggunglawab departemen pembelian di organisasi lainnya. Dari struktur organisasinya, maka dapat ditentukan departemen mana yang membutuhkan informasi persediaan ini, apakah departemen produksi atau departemen pembelian . departemen produksi biasanya lebih membutuhkan informasi mengenai ketersediaan persediaan, perputaran persediaan dan kualitasnya, sedang departemen pembelian lebih membutuhkan informasi mengenai harga persediaan dan informasi tentang pemasok berupa tanggung jawab departemen produksinya, tetapi untuk organisasi lainnya dapat berada pada tanggung jawab departemen yang terpisah.
Faktor-laktor Manusia
Analisis system harus mencoba untuk dapat mendesain system yang dapat diterima oleh semua pemakai, tidak hanya satu atau dua pemakai saja, tetapi bisa dipakai oleh semua pemakai dan tidak menyulitkan pemakai.
Kebutuhan biaya efektifitas
Jika anda membeli suatu encyclopedias atau misalnya membeli buku maka yang anda lihat tidak hanya sampul buku atau bukunya saja tetapi adalah informasi yang terkandung didalamnya. Suatu organisasi mengembangkan system informasi bukan hanya menginginkan mendapatkan fisik dari system informasi itu saja tetapi lebih dari itu, yaitu informasi perlu dipertimbangkan antara biaya untuk memperoleh manfaat dengan manfaat informasi yang dihasilkan.
Kebutuhan-kebutuhan kelayakan
Lima macam kelayakan tetap diperhitungkan dalam desain system informasi. Adalah kelayakan teknis, kelayakan ekonomi, kelayakan hukum, kelayakan operasi, dan kelayakan skedul. Walaupun kelayakan ini telah dinilai pada tahap perencanaan system, tetapi dalam kelayakan desain system juga dipertimbangkan kembali, karena kemungkinan apa yang direncanakan di tahap perencanaan system mungkin di tahap desain system mengalami perubahan-perubahan.